现在团队合作写文档，早就不是一个人写完再发群里等反馈的年代了。比如你们公司要出一份产品需求文档，产品经理起草，设计师补充交互说明，开发加上技术实现细节，测试再补上用例——如果还靠传文件、改版本、重命名“最终版v2_真的最终”，那效率低到让人崩溃。
实时编辑，谁改了什么一目了然
像飞书文档、腾讯文档这些工具，支持多个人同时在一个页面上打字。你写一段，旁边的同事立刻能看到，甚至能看见对方的光标在哪。有人删了一段话，系统会记录是谁删的、什么时候删的，还能一键恢复。这种透明感让沟通成本直接降下来，不用再问“你改了吗”“我这边是最新版吗”。
评论和@功能，精准推进进展
遇到不确定的地方，直接选中某句话点评论，然后@相关同事。对方会收到提醒，点进去就能看到上下文，不用翻聊天记录找背景。就像在文档里贴了个便利贴，而且不会被清掉。项目紧张时，这种小功能反而最救命。
结构清晰，分工明确不打架
多人写文档最怕内容重叠或遗漏。提前规划好章节，比如把文档分成“背景目标”“功能列表”“接口定义”“测试方案”，每个人负责一块。用标题层级（H1/H2/H3）分清楚主次，系统自动生成目录，跳转也方便。新成员进来一看结构就知道整体脉络。
代码文档也能协同写
开发团队写API文档时，常会用Markdown格式配合Git管理。多人协作时，通过GitHub或GitLab发起Pull Request，每个人提交修改，其他人Review后再合并。这样既保留版本控制，又能留痕讨论。
# API: 获取用户信息
## URL
GET /api/v1/user/<id>
## Response
{
"id": 123,
"name": "张三",
"email": "zhangsan@example.com"
}这种格式简洁明了，程序员看得懂，也能自动转成网页文档。
权限管理不能少
不是所有人都能随便改核心文档。设置编辑权限很关键：核心内容只给负责人可编辑，其他人只能评论或只读。避免误操作打乱进度。对外交付的文档，还可以生成公开链接，设为仅查看，防止被篡改。
多人协同写文档，本质是把写作变成一场实时对话。工具只是载体，背后的逻辑是透明、分工和快速反馈。用好了，不仅能省时间，还能减少误会，让团队真正同步在同一个频道上。